招聘面试技巧之面试前的工作——准备及拟定问题（二）

完成工作分析之后，管理者对一个工作岗位，便会有充分的了解，尤其较全面地掌握那工作岗位的工作要求，这在挑选应徵者的过程中起着巨大的作用。回想第二章所描述的十三种面谈陷阱，主要成因是管理者心中没有什么客观地给予评价，“各花入各眼”的情况自然会出现，招聘面谈的准确性，亦因而被拖垮。

相对于一般的招聘面谈而言，行为描述式招聘面谈，为管理者提供了一个系统，有条不紊地一步一步引领着管理者，将繁琐的工作岗位，像拆洋葱般一层层地撕开，将工作的基本原铺陈出来，让管理者拥有了透视眼，以工作行为做手术刀，逐点剖析应徵者的行为特性，仔细地检查他们在从前工作中的表现，来系统化地预测他在未来工作上的表现，因而大大提高了成功的把握。

现在，我们已经懂得工作分析方法，它为行为描述式招聘面谈打下也一个坚实的的基础，管理者可踏着这片基石，进一步针对性的草拟面谈中的问题。良好的问题尤如探热针，它可以使应徵者把一些往日发生的事例，清楚地铺陈在管理者面前，让他如穿过时光隧道一样，目睹当时的情况，继而根据这些曾经出现的行为，来推测应徵者日后在工作上的表现。这样，整个过程便符合了心理学中“以昔日行为预测将功赎罪来的行为”的原则了。

当然，不良的问题则完全没有上述的成效，它反而会误道管理者，好像放了催泪弹般，令人眼花缭乱，花了精神还是看不清楚，正如电脑术语所谓“垃圾问题徒得垃圾答案”（Garbagein，garbqgeout）。故此，草拟良好的问题是进行招聘面谈前的一个重要步骤。不过，如果管理者在工作分析的过程做足功夫，收集了丰富的关键事件，他在草拟问题时便易如反掌了。

草拟行为描述式招聘面谈问题的过程，可分为五个步骤，简略地综合如下：

招聘面试技巧一、决定需要预测的是应徵者的最佳工作表现，还是常态工作表现。

招聘面试技巧二、选择评量方法。

招聘面试技巧三、草拟发问范围及刺探问题。

招聘面试技巧四、若应徵者、刚走出校门，欠缺工作经验，需草拟另一些问题来评量他们。

招聘面试技巧五、将问题分类，在面谈的时逐题发问。

管理者只要根据上述几个步骤，必定可以准备一套良好的问题，来评量及证实应徵者的工作能力。此外，由于不同的工作岗位有与别不同的工作分析，因此具体的问题亦会有所不同，与一般的招聘面谈的情况迥异，也是行为描述式招聘面谈的特色。坊间的招聘面谈手册及培训班，较难为不同的岗位，个别准备材料，因此尽管应徵者参考了这些资料，也不容易在事前准备答案，他们唯有说刚刚过去的工作经验，加上临场反应，在成竹在胸的管理者面前，坦白回答有关其过去行为的问题。

在下面，我们会分别说明每一个步骤的方法及要点，并辅以从前使用过的工作岗位为例子，来协助管理者掌握草拟问题的技巧。

第一步：预测最佳表现还是常态表现

应徵者在过去及日后的工作表现，可以被区分成“最佳表现”及“常态表现”两类；管理者在评量不同的表现范围时，应使用不同的方法，才能有效的取得可靠的资料，因此管理者的首要工作，便是将一个工作岗位所要求的最佳表现及常态表现，清楚及准确地分开来。最佳表现是指应徵者的表现极限水平，即是他能做到最好的是什么水平，下面列出一些具体的最佳工作表现例子：

招聘面试技巧一、最快打字速度：每分钟七十二个字

招聘面试技巧二、最快点钞速度：每分钟一百万元

招聘面试技巧三、最快奔跑速度：每百公尺九秒八

招聘面试技巧四、最长连续工作时间：四十八小时

招聘面试技巧五、TOEFL最高得分：五百六十分

招聘面试技巧六、最快书写速度：一小时三千二百字

招聘面试技巧七、最高产品质量：一万件中有一件次货

常态表现是指应徵者在一般情况下的表现水平，即是在正常状态下，他会做到什么水平，下面亦有一些具体的常态工作表现例子：

招聘面试技巧一、日常与人打扫呼方法：点头、微笑

招聘面试技巧二、日常接待客人的行为：鞠躬、问安、请客人坐下

招聘面试技巧三、每天上班的习惯：十分钟前抵达、吃早餐、看报纸

招聘面试技巧四、日常接电话的行为：说出自己的姓名、等对方回话

招聘面试技巧五、日常对客的行为：面无表情、沉默不语

招聘面试技巧六、日常点钞速度：每分钟二万元正

招聘面试技巧七、日常打字速度：每分钟三十字

在管理者眼中，应徵者的最佳表现与常态表现都是重要的，但二者也有分别。举例而言，除了面部肌肉痉攀的人外，差不多每一个人在待客时，面间的最佳表现都有是可人的微笑。（在拍团体照片时，不是每人都有是那么笑容可掬吗？）但在平日的一般情况下，表现却不同。有些人眉头深锁，有些人较易动怒，也有些人经常保持笑容，不是每人都愿意随时露出这宝贵的笑脸。此外，两者在工作中起的作用也不同。一般而言，最佳表现多与技术性及知识性的工作要求有关，而常态表现较倾向与人相处、工作习惯、工作态度及性格等有关。为了清楚的分辨两种表现的范围，下表综合了一些例子。

在招聘面谈的过程中，管理者毋须用问答形式来评量应徵者的最佳表现，因为应徵者本人也未必知道自己的表现极限水平，无从准确地回答管理者。尽管知道，也可能会夸大其词。此外，技术性及知识性的工作要求，可选择用其他更有效的方法来进行评量，不需浪费面谈时间。管理者应在面谈的过程中，集中查询值得的常态表现范围，用各式各样的刺探性问题，来让应徵者描述他在从前工作的与人相处工作习惯、工作态度等工作表现维度。

总括而言，管理者在草拟面谈问题时的第一项工作，是详细地分析工作岗位的工作表现维度，将与最佳表现有关的技术性及时性知识性范围，和常态表现的范围清楚地分开，成为两种用不同方法来评量的工作要求。

最佳表现常态表现

一、技术性工作要求：

输入电脑

操作计算机

点算货品

核对文字

装配零件

二、与人相处工作要求：

与人接触沟通

交换意见、立场

共同解决问题、作决定

参与会议、讨论

三、知识性工作要求：

算术运算

字词辩认

四、工作习惯：

工作计划方法

工作组织及控制

汇报、寻求协助

五、工作态度：

礼貌、形象

主动性、积极性

按照期限工作

廉洁

第二步：选择评量方法

管理者要准确地评量应徵者的工作能力，需要按照一些准则来选择有效的方法，它们包括：

一、先分辨最佳表现与常态表现。

二、决定两类表现的相对重要性。

在评量常态表现方面，招聘面谈不失为一个有效方法，但它却不能好好的地评量应徵者的最佳表现。

为了弥补这个缺口，工业心理学家发展了一些其他的方法，来补招聘面谈的不足。这些可用来评量最佳表现的方法是：

一、性向及能力测验（Aptitudes&AbilityTests）：

语文能力、算术能力、操作能力、分辨能力、阅读能力、听写能力……

二、工作模拟练习（JobSimulationExercises）：

分辨工作缓急轻重、订工作计划、书写信件、答覆查询、审核工作项目……
以上两种辅助评量方法，可以协助管理者较为客观地评量应徵者的最佳表现，但显而易见，要运用这些方法，必须有额外的资源。这些额外资源，包括在面谈前预留时间，进行测验或练习；准备进行测验或练习的地方及工具；培训人检查及评分；及在事前发展那些测验及练习，或向外间公司购买合适的工具。

如以接待员一职为例，管理者可在招聘面谈前，先行安排一个能力测验，来评定应徵者下列的技术性工作能力：

一、广东话及英语的基本发音。

二、打字速度。

三、聆听不同口音的准确性。

四、核对文字的速度。

管理者可以安排符合基本条件的应徵者，一组一组地接受能力测验，通过了测验的应徵者才给予招聘面谈，来进一步评量常态表现。

有些管理者或许会先行评量应徵者的工作习惯及工作态度，筛选出符合要求的人，才评量其技术性及知识性工作能力，挑出其中最好的才聘用；倘若没有人可通过第二关，公司便提供职前培训，来协助应徵者取得足够的技术性及知识性的表现水平。当然，奉行这个程序的公司，它们会认为应徵者的常态表现范围，较其他工作要求重要，因而不惜工本地投资在招聘及培训员工上。保险公司挑选员工，以耐性坚忍为先决条件，而把保险的知识留在培训课程中训练，便是一例。

总括而言，管理者在草拟招聘面谈之前，要将最佳表现及常态表现分开，然后根据本身对不同工作岗位的要求，及公司能提供的资源，来选择评量方法，决定评量程序，及组织评量工作。

第三步：草拟发问范围及刺探问题

在面谈中合适的提问，可以协助管理者深入了解应徵者的常态表现。常态表现维度中，一般包含数项关键事件，具体地反映了一些有效及无效的工作行为。管理者可根据这些行为描述式的工作表现，发出相关的发问范围，以及更具针对性的刺探问题来评量应徵者。发问范围主要围绕着工作岗位的重点要求。刺探问题的作用，是要求应徵者在重点要求内，细致的描述他的具体行为，以及那些行为带来的后果及成败。

举一个例子，推销员的其中一项重点工作要求，是与新客户建立关系。在这个工作表现给度内，其中一落千丈项关键事件，描述了推销在首次约见一名客户时该名客户下忙碌地指导下属工作，他不大理睬推销员。这是推销员面对的一大难题，于是他有耐用性地等待，直至客户中途小休时，他才有机会交谈。由于推销员看了整个工作程序，他的推销建议符合客户的需要，结果顺利地达成了一项小交易，与客户建立了良好的合作关系。

基于上述的关键事件，我们可以得到一个发问范围：

“请你告诉我，在过去六个月内，你在接触新客户时，曾遇上那一个你认为是最难应付的困难？”

有了发问范围之后，管理者便可以想出一些相关的刺探问题，来要求应徵者描述他的相关行为。这些现时探问题包括：

一、你在该次推销过程中，遇到什么困阻？

二、那么，你说了些什么？

三、你做了些什么来克服困阻？

刺探问题与日常谈话的问题有显著的不同。下图列出了四类问题的性质，可让管理者作为参考。

开放式

封闭式

寻求事实

寻求感觉

甲类问题--开放式/寻求事实：“你今天早餐吃了些什么？”

乙类问题--封闭式/寻求事实：“你今天有没有吃早餐？”

丙类问题--开放式/寻求感觉：“你觉得早餐应吃些什么才算健康？”

丁类问题--封闭式/寻求感觉：“你认为今天的早餐好吃吗？”

刺探式问题主要是甲类问题。开放式的发问，容许应徵者发挥，但也必须围绕事实来描述，才符合行为描述式面谈的要求。管理者在草拟问题时，可参考上图的问题分类，减少使用乙、丙及丁类问题。

要完全掌握草拟问题技巧，管理者还必须多作尝试。　

第四步:为没有工作经验的应征者准备问题

在日常的招聘工作中，管理者有时需考虑聘用一些没有相关工作经验，甚至刚毕业的应徵者。若按照前述的方法来刺探这些新进之士，他们无论如何搜索枯肠，也是不能答出个所以然。例如不少公司，聘用中五毕业生来担任初级推销员的工作，那么管理者应如何发问，才能有效地评量他们呢？

首先，我们还是列出推销员的重点工作表现维度，及其中相关的关键事件，然后加上一个步骤，将关键事件的背后精神概括出来。例如在“与新客户建立关系”一项中，那关键事件的背后精神，在于推销员锲而不舍，有耐心地等待客户休息，加上从观察中了解客户的需要，来与客户建立关系。据此，发问范围可改变成：

“我们每人都曾经与人产生误解，对方不明白我拉一些做法的作用及原因。请告诉我一件这类确实不容易处理的事情。”

相关的刺探问题可以包括：

一、你在说明的过程中，遇上什么困难？

二、你做了些什么，来促进双方了解？

三、你现时与他的关系怎样？

这样一变化，那些没有相关工作经验的应徵者，也可从日常的生活中，取出实例来，为管理者描述其中的具体情况。当然，生活与工作是不尽相同的，最理想还是要求应徵者描述工作上的行为，不过这招“移形换影”仍是符合以过去时行为预测未来行为的原则，只是行为的背景有点不同，以致预测的准确略打折扣而已。

第五步：将问题分类，组成一个模式

草拟面谈问题的最后一个步骤，是将不同的问题分类，组成一个系统，编排好问题的次序。由于不同的表现维度中，包含变化万千的关键事件，因此而发展出来的发问范围及刺探问题，也会牵涉不同的层面，可能形成了杂乱无章的状况。管理者若随意发问，应徵者或会被弄至晕头转向，不同有承先启后的秩序感。

为了好发组织问题，管理者可用下列四个方式来将问题分类。

一、近期的直接工作经验

二、与工作有关工作经验

三、教育经验

四、与工作有关的人际关系经验

管理者将问题清楚地分类后，还要组织发问的程序。管理者要特别留意，他必须给予每名应徵者，相同的正面及负面发问范围的数量。假如你要求张三讲述他曾如何处理一次最丢脸的事（负面），如何和一名最难相处的同事周旋（也是负面），及最近一次给上司褒奖的原因（正面），便也向李四提问时，保持这二对一的负正比例，才能保证管理者对应徵者的评价，不受题目的类型影响。以下是一个例子：

管理者询问甲君下列问题：

一、最近曾如何处理一名刁难客户？

二、如何排解最近一次同事间的纠纷？

三、上次工作危机发生的前因后果？

管理者询问乙君下列问题：

一、昨日发生了什么？

二、上周三如何会见第一名客户？

显而易见，甲君在解答问题时遇上之困难，比乙君大得多，若两人能力相差不远，乙君大有可能取得较高分。管理者只需在组织问题时留意这一点，他是可以轻易地避免这个人为的错误。

总而言之，管理者必须将问题分类，按四个模式组织问题，在面谈过程中，对应徵者一视同仁，询问相同数量的正面及负面的发问范围，以确保评量公平，及可将不同人的得分比较。

有些管理者心中可能有一个疑问：应徵者在回答时会虚构事件吗？管理者在使用上述的面谈方法时，可避免发问一些内容含糊的问题，和因此而引来模棱两可的答案。面对行为描述式的问题，应徵者必须谈及他从前的经历而非想象他会怎样做。这样，应徵者是难以杜撰一些事件来瞒骗管理人的，因为总是围绕过去发生过的事件，种类极为多样化，如过去三个月内碰到最难应付的客人，最近一次与上司争论工作的情况，春节前一天在公司内发生的事，上次工业意外发生后采取的措施……。除非应徵者有临时编话剧的天才，他实在难以预先虚构故事，令管理者相信。而且，若一个人没有真实的经历，他很快便会露出马脚，有“我会……”，而非“我曾经……”来回答问题。

总而言之，管理者在发问了具体的行为描述式问题后，他应细心聆听应徵者的答案，及观察他的行为反应，这样便能有把握地判断应徵者的答案，及观察他的行为反应，这样便能有把握地判断应徵者是还说真话，还是在大话西游！

面谈前准备

在面谈前的准备阶段，管理者的主要工作，是设法令自己及应徵者放松。显而易见，两名陌生人互不相识，开始接触时难免要花一些时间来适应对方，心理压力自然比平常时大。应徵者投函应徵，他当然希望有被取录的机会，为了要表现得最好，他必定会较为刻意地打扮一下，及十分注意自己的礼仪，精神亦会因而紧张起来。管理者也不例外，因为并非每一位管理者都经常要进行招聘面谈，他一方面希望快一点聘请合适人，一方面害怕技巧生疏，不能从芸芸应徵者中选出最佳人选，有时不免有患得患失的感觉，精神状态也一点都有不放松。

此外，有些管理者喜欢利用招聘面谈，来向其他高级同事证明他有高明的面谈技巧，或令应徵者无言以对的口才，他们可能会发问一些极难回答的问题，令面谈气氛向负面方向发展。也有一些管理者自以为可操生杀大权，手握尚方宝剑，态度因而较为倨傲，不乐意用亲切友善的行为来与应徵者接触，无形中为面谈加压，令应徵者心理负上额外的担子。

以上的现象对招聘面谈完全没有好处，反而会令管理者分心，难以集中精神准备面谈，这样一为，有经验的应徵者便会乘虚而入，带引管理体制者堕入面谈的陷阱，到头来作出了错误的招聘决定。管理者应首先要令自己放松，否则他会影响应徵者的反应，经验较浅者会被带动不由自主地紧张起来，而经难丰富者，便有可乘之机，趁管理者自顾不暇之际将准备已久的台词背诵出来，令管理者觉得自己还可以应付，对应徵者的印象加深，无形中被人操控了。
下列方法可协助管理者，在进行招聘面谈前，令自己平静下来：

面谈前十五分钟，完结其他工作，从会议中走出来，或放下手头上的文件；到洗手间走一趟，整理一下衣装，慢慢地走回办公室。

取出应徵者的资料，翻看一遍，不要强逼自己记忆，只需记着姓名，便足以顺利地打开话匣。

将原先拟好的面谈问题，放入档案夹内，现翻看“面谈评量表”（详见第十章），重温要在面谈中了解的各个工作表现、维度。

若面谈室没有纸和笔，准备两枝笔及一些纸张。

准备名片，应徵者可能会索取。

开始面谈前，心中念一遍：“我已准备好了。”向自己微笑，然后请人通知应徵者准备。

一般而言，应徵者会比管理者较为紧张，一些不善于控制自己情绪的人，表现会因此而大大地失准。管理者也许以为，他看看应徵者如何在面对陌生人的压力下作出反应，会有了解其日后的工作表现。但实际的情况是，公司中只有很少数岗位的工作，是要求员工在陌生人前有敏捷得体的反应，大多数工作都会与“处变表现”无关。管理体制者大可翻阅前面的工作分析，便会明白卷中道理。倘若你主持的面谈往往使那些处变不惊的人胜出，那么你的机构便未必有其他特长的成员了。所以为了较为准确的评量应徵者的日常工作表现，管理者应千方百计令他感到舒服自在，从而渐渐适应了面谈的气氛，将自己发挥出来。

令应徵者放松的工作，应在面谈开始前，而非在面谈过程中运用，否则应徵者阵脚已乱，要重新镇定下来并非易事。我们在下面简单列出一些方法，可协助应徵者放松自己：

一、通知应徵者来面谈时，除了要清楚说明日期、时间及地址外，还要说明下列事项：

1.向谁人报到

2.带什么证明文件、附加资料

3.公司联络电话

4.重申他应徵的岗位名称

二、预早知会接待员，应徵者约在何时到此，应往何处等候。

三、预留房间，让应徵者静静地等待，不会被其他访客及同事骚扰。

四、若需要应徵者在面谈前填写资料表或接受技术性测验，必须预留充分时间，及准备有效的文具。

五、徵求应徵者的同意，给予饮品。

六、不要让应徵者等候超过十五分钟。

七、将已接受面谈的应徵者，与未接受者分开。

八、若管理者希望将面谈过程录音或录影，必须先行知会应徵者，及徵求同意。

一切准备就绪，招聘面谈便可以在压力最低的情况下开始，双方的表现都会因而保持水准。

讲题：招聘面谈的利与弊

现代的管理者，在招聘人才时，亦喜欢选用面谈方法，来评量应徵者。香港人事管理学会（HKIPM）在一个调查中发现香港的商业机构，仍然十分依赖使用招聘面谈，作为挑选人才的主要方法。调查结果综合列于下表：

挑选方法使用百分比（%）

1.面谈93
2.测验46
3.查询咨询人及应徵者从前资历45
4.身体检查32
5.其他1

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