当个普通职员也要学会如何向领导汇报工作

　　1.哪些情况下必须汇报工作?

　　追随松下幸之助30年的江口克彦在《我在松下三十年—上司的哲学下属的哲学》这本书中曾经指出：“对于上司来说，最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度……如果没有得到反馈，以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道，虽然只是一个简单的汇报，却能让你得到上司的肯定。” 《哈佛学不到》的作者马克.麦考梅克曾说：“谁经常向我汇报工作，谁就在努力工作—相反，谁不经常汇报工作，谁就没努力工作。” 曾经有人说，如果你想报复一个人，只需要阻碍他及时汇报工作就行了。既然汇报工作如此重要，究竟在那些境况下必须汇报工作呢?

　　A.做好工作计划时，立即向上司汇报。工作计划做好时，立即向领导汇报，避免大方向上出现问题。这样可以让领导了解计划内容，提出合理化建议或意见。而且领导可以审时度势，从大局出发指出计划的问题所在，做出有益而有效的修改，避免你在工作开始后做无用功。

　　B.工作进行到一定程度时。工作进行到一定程度，要保证上司对我们的工作进展、遇到难题等有所了解，这样上级才会心中有数或给予支持和帮助。如果等到事情结束才跟领导汇报，万一出现错误，此时已无法挽回。因此，在工作进行中，要适时跟领导汇报进展。

　　C.工作中出现意外时。当工作出现意外时，我们要及时汇报，寻求领导的支持和帮助。领导有人脉和资源，一般解决问题能力更迅捷，我们切不可隐瞒意外，酿成无可挽回的错误。

　　D.需要作出超权限的决策时。我们必须要清楚，凡是自己权限以外的事情必须请示领导。因为一来我们表示对上级的尊重，二来我们自己不必承担不必要的责任。不要再自己权限以外说任何大话，权限外的事情记得回复别人时说：“我请示下领导，再给您回复”

　　E..出错了，及时汇报。出错了，汇报越及时，越有价值，越能避免更大的错误。如果延误汇报时机，有可能损失惨重。古往今来，报喜不报忧的心态，酿成的巨大灾难不胜其数。

　　F.工作完成后及时汇报。工作结束，要把整个活动的具体情况向领导汇报。可以汇报在活动中自己哪些能力得到了锻炼，哪些做的好，需要继续发扬;哪些是存在问题的，需要改进的，以及如何改进等等。 工作完成后，一定要向领导汇报，让领导知道你的成长与进步。同时，把反思及感悟告诉领导，这样更利于领导授权你更大的任务和工作。要赢得领导的信任和满意，工作完成后的汇报必不可少。

　　2..工作汇报的六原则

　　A.行动在领导前面。行动在领导前面，意味着我们汇报工作时，不但能达到领导的要求，还要超过领导的预期。汇报工作时，我们应以领导的态度要求自己。懂得换位思考，提供给领导意料之外的收获。 比如，张三和李四同为某公司的员工。领导对张三说：“帮我调查下，咱们生产牙膏的销量情况?”张三迅速跑到楼下超市，并进行两个小时的观察。回来后跟领导汇报：“领导好，通过我近两个小时的观察，咱们的牙膏共卖出10支。”领导问：“购买者的年龄分布如何?男女比例如何?”张三哑口无言，不得不返工继续调查。 然而，李四也收到了同样指示，他走进楼下超市，开始用笔和纸记录消费者行为。经过两个小时，李四来到领导身旁。并汇报说：“领导好，通过我今天近两个小时的调研，发现咱们公司的牙膏共卖出10支，在所有牙膏品牌中排名第二。我分析了排名第一的牙膏产品，发现它们牙膏封面设计吸引力强且口味多样，我们公司以后可在文案策划和口味多样化上努力。我还发现，购买牙膏的大部分是年轻人，且以女生居多，占80%。我想咱们以后可以增加儿童牙膏及老年人专用牙膏，并可在男士市场开拓上加大力度。” 结果可想而知，李四几年后升为市场销售经理。因为李四行动走在了领导前面，把领导没有明示但对公司有利的数据进行了统计与分析。

　　B.注意汇报时机。汇报时机，对一个人汇报的成果影响重大。有些人，有问题就随意找领导汇报。殊不知你的任性，会一次次恶化在领导心中的印象。

　　汇报时机分为两方面：A. 周几汇报? B. 一天中哪个时间段汇报?

　　加拿大心理学家德比.莫斯考维茨曾做过一个研究，根据人一周的行为规律画出一幅一周工作节律图。她认为，人的一周是有规律性的。周一到周五，工作节律大不相同，一周的前半部分，人的精力旺盛，态度和行为比较激进;一周的后半部分，人的精力逐渐下降，却也更易通融。 所以，据一般性统计调查我们可以选择在周二或周五进行汇报工作，这样领导更易跟你产生互动与沟通。当然，这只是一般规律，具体问题还需察言观色。总之，在领导心情愉悦时，汇报效果更佳。

　　一天中哪个时间段汇报更好?实践证明，早上10点多是找领导的最好时间，此时领导刚处理完紧急要务，腾出时间休息，心情比较放松。此时，找领导更容易得到倾听与包容。

　　千万不要在下班前找领导，此时领导经过一天的忙碌或下班后还有私事处理。此时你突然出现在领导面前，只会令领导心烦。

　　C.掌握领导性格。不同性格的领导，我们的汇报方式会有所不同。 如果你的领导是吹毛求疵型，当你汇报时一定要注意措辞和表达方式。如果领导批评你，千万不要自暴自弃，要明白这是领导的一贯作风。虚心接受领导的批评，努力挖掘领导批评背后的需求，争取下次汇报时按照领导喜欢的方式汇报。当然，吹毛求疵型领导可能每次都会挑毛病，不过我们自己不要恐慌，要努力在每次汇报中提升自己。

　　面对不同领导时，我们需要有不同的汇报心态与技巧。当我们第一次向领导汇报或不了解领导性格时，可以提前咨询老员工，从而更好地把握汇报的主动性。

　　D. 适应领导风格。领导具有两种不同的风格，分为倾听型和阅读型。只有掌握了领导风格，我们才能更好汇报工作。

　　倾听型，即随即应变能力强，面对事情能马上想出对策解决，而且考虑周到，一击即中;阅读型，即通过文字表达感情更舒服，更倾向于在头脑里对比各种方法和可能，不会匆忙下决策。

　　面对倾听型的领导，我们更适合口头汇报工作;而面对阅读型领导，我们更适合写一份工作汇报。 比如，艾森豪威尔总统是阅读型领导，而不是倾听型。当统帅的时候，他在发布会之前，会让助手把记者的问题写出来，所以他能掌控全局。而面对发布会上的现场口头陈述时，他便语无伦次。面对这样的领导，我们应该主动提交书面的工作报告，而非口头陈述。 适应领导的风格，对我们来说尤为重要，它决定了领导能否听懂你的需求并正确给出意见。同时不正确的汇报风格，会令领导心烦意乱。

　　E. 重结果，少细节。当我们汇报时，先跟领导汇报结果，当领导询问详情时，我们再给细节。切莫一味谈细节，令领导头晕脑胀。 比如，领导交给张三1项任务，去总部领取一份文件。结果张三坐公车到总部，正赶上保管文件的李四在开会。等了一个多小时会议结束，张三找到了李四，并向其领取文件。结果李四说，文件落在家中，需要明天带回。 此时，张三匆匆跑回公司向领导汇报。“领导好，今天真是太不凑巧，坐公车堵在路上，到达总部又等李四1个多小时。这还不算啥，见到李四后，他竟然把文件落家了。领导您看这一上午把我跑得够呛，汗流浃背。”本来领导就急需文件，听了你一顿啰嗦且并未带回文件，心情更加烦躁，最后你只能被领导轰出办公室。 此时，我们应该汇报重点，细节等询问后再陈述。比如，“领导好，今天文件没能取回，李四把文件落家了。如果文件急需，我联络李四，跟他回家去取，您看怎样?”领导可能轻松说道没关系，明天再去也无妨或者让你直接执行解决方案。总之，领导不会对你发怒。

　　重结果，少细节，这是节约领导时间的表现。当领导想知道详情时，我们再告知细节，这样领导会对我们更加信任。

　　F.汇报频率取决于企业文化。每日汇报还是每周汇报，这全无定论，取决于你的领导及企业文化。 比如很多日韩企业都有早请示晚汇报的习惯，但欧美企业则不是，因为欧美企业大多以人为本，公司氛围开放民主。

　　进入一个公司，我们要先观察自己的领导和企业文化，然后再采取相应的汇报频率。

　　3.向六种不同性格领导的汇报策略

　　A.谨慎冷静型。这样的领导喜欢一丝不苟的工作作风，他们喜欢一份详细的工作报告，下属交给他的工作计划越详细越好。 跟这种领导汇报，你需要考虑全面，思考细致，做方案时把方方面面都考虑进去。

　　B.妥协懦弱型。这种领导没有主见，容易听从别人的意见。他很容易听从下属的意见，同时也容易受到别人的影响而动摇。 跟这种领导汇报时，除了多向领导阐明自己的观点之外，还可让持相同观点的其他同事向领导进言，以支持自己的观点和计划。

　　C.外向豪爽型。这种领导很少生气，他会欣赏办事细致的下属，也不反感不拘小节的人。他事事表现的外向豪爽，但你也不要因此自鸣得意。 跟这样的领导汇报时，不要用表面来评估而是要注重自己实际工作能力，汇报时不管如何，要汇报出自己的工作水平。

　　D.吹毛求疵型 这种领导鸡蛋里挑骨头，百般挑剔。如果不想被搞得心情烦闷，就不要太介意他的批评，吹毛求疵是他的习惯。 跟这样的领导汇报时，要保持冷静分析能力。如果领导说的有道理，那就按他的要求去做;如果属于无理要求，那就不要太在意，因为不是你不够优秀，而是他的性格与行为模式所致。

　　E.性格顽固型。这种领导固执己见，刚愎自用。他听不进下属的意见，坚决让下属按照自我意愿处事，一旦下属有反对他的意见，他就大加呵斥。 跟这样的领导汇报，要把握自己平和的汇报语气。要明确工作的目的不是为了某个人，而是为了团队，领导有错误时要委婉地提出建议。

　　F.脾气暴躁型。这种领导脾气易怒，情绪容易失控。这种领导常为了小事大发脾气，有时公开批评下属，让下属难以忍受。跟这样的领导汇报，我们要善于察觉领导发火的规律与原因，从而在正常汇报的情况下，避免踩入雷区。

　　4.书写工作汇报策略及案例讲解。可以使用KPT原则。KPT是来自于日本的一种工作记录方法，由三个部门组成： Keep：当前你正在做的事或项目的正常描述;Problem：你所遇到的问题;Try：你准备要尝试的解决方案。

　　KPT三部分就组成了一份清晰明了的工作汇报。这样汇报既能体现你当前的工作状态，又能层次分明地向领导传递工作困难与你的工作能力。

　　案例讲解： 张三刚入公司一个月，领导要求进行月度工作汇报，张三苦思冥想，终于完成了一份厚厚的工作报告，内容是这样子的：领导好，我是张三，今年8月份加入公司。这个月我感到非常充实，学到很多有用知识。工作不同于上学，进入公司这天起我便主动钻研，努力掌握基本工作流程。下面我将陈述下一个月的工作情况： 完成了某某项目，完成了相关文件的验收;学习了某某书籍，掌握了基本工作技巧;开展了某某科研，巩固了某某技术。 这一个月，收获很大，谢谢领导和同事的帮助，接下来我会继续努力，争取早日成为公司的栋梁之才! 这样的文字汇报，引不起领导的任何重视，我们应该怎么办呢?

　　1.当前你正在做的事。众所周知，跟领导汇报，第一件事需着重汇报你正在做的事，否则领导会感觉你无所事事。

　　正如原文的小军，介绍了很多项目和学习经历，这一块内容必须要有。但他缺少介绍自己在项目中负责的内容、所获新知和项目的闪光点。 比如小军可以这样汇报：完成了某某项目，在项目中我负责协调不同科室之间的纠纷，并把问题集中上报给项目经理。这个项目锻炼了我人际交往与沟通能力，为未来的项目总协调积累经验。同时，这个项目是我们公司首次接手国外项目，做好将有利于我们公司拓宽国际市场，意义重大。

　　如此报告后，领导会看到小军是一个懂得学习的好员工，同时领导也看到了小军在整个项目里的成长，由衷感到欣慰。而且，小军把整个项目的背景意义介绍一番，让领导明白公司项目运作情况。可以说，这样完整的工作内容汇报，让领导察觉到小军的异人之处。

　　2. 你所遇到的问题。很多员工在汇报时，只报喜不报忧，其实这样不利于自我成长。 公司人员众多，领导很少知道你的困惑。此时我们可以利用工作汇报的机会，向领导陈述项目所遇到的问题及自己的困惑。这样汇报后，领导会感到你是一个善于发现问题及积极上进的员工，相信日后必能独当一面。 然而这块内容小军并没有汇报，也是没能引起领导重视的一大原因。 比如小军可以这样汇报：当然，任何项目在执行过程中难免会有困惑。参与这个项目中，我有时感到力不从心。作为新人的我，不知怎么调动大家的积极性并按时提交资料。每次都是我去催促，其他科室不耐烦的加以回复。这是目前在项目执行过程中，我遇到的最大困惑。 如此汇报后，首先，领导感觉小军是善于发现和思考问题的好员工;其次，提出恰当的问题，领导能感觉到他在项目上的用心。

　　3. 你准备要尝试的解决方案 第二步给出问题后，接着我们要给出解决方案供领导选择。一般要给出三个方案供领导选择：最可行的方案、最大胆的方案和最可能失败的方案，并对每个方案进行必要的利弊分析。 比如小军继续汇报说：最可行的方案是发送邮件时我抄送项目经理，并态度友善的告诉大家项目的紧急性，望大家准时处理;最大胆的方案是我给每个人打电话，及时催促他们提交文件;最可能失败的方案是我直接抄送他们领导，让直属领导也知晓项目的紧迫性，客观上给他们压力。

　　分析利弊：如果大家都是负责任的员工，最可行的方案不仅可以顺利完成项目而且大家相处很愉快，很容易建立长期友好的人际关系，但对于某些不愿合作的员工，可能一直推脱找借口。最大胆的方案，对于一些爱忘事的员工比较有效，但容易遭到别人厌烦，而且不以项目经理的名义，人微言轻;最可能失败的方案，可能对一些一直消极合作的员工效果好，毕竟有他们直属领导监督，但易得罪人，不易建立长期合作关系。我知道领导您当过多年项目经理，关于以上三个方案，还望您提一点建议。这样，咱们科室以后执行项目会更加高效，谢谢领导。

　　如此汇报后，首先，领导比较喜欢，因为领导喜欢做选择题，并给出他的意见;其次，请示领导意见，领导感到被需要和被尊重，使领导心里幸福满满;最后，小军落笔在科室上，充分考虑双方共同利益，使领导更易接受。

　　5.口头工作汇报策略及案例讲解 口头汇报时：

　　1.明确信息类别。首先明确领导需要的信息类别，避免词不达意。 将信息分为三类，分别是记述信息、评价信息和规范信息。搞清信息的不同归属，对于我们汇报来说大有裨益。 记述信息是指描述事物的情况和现象本身，不包含判断好坏的信息; 如农夫山泉容量是500ml 评价信息指表达某一情况或现象好坏的信息;如农夫山泉很好喝 规范信息表示要求事物应有的状态以及人应采取的行动，如提议、建议等。如你应该买一瓶农夫山泉

　　2.表述中心思想。在跟领导汇报时，需首先向领导汇报结论和中心思想。这样领导才能抓住重点，使汇报清晰、有条理。

　　3.分类有序汇报。如果要跟领导汇报的信息太多时，可将内容进行分类并按一定的逻辑顺序进行汇报。如时间、重要性程度等。

　　案例讲解： 你作为项目经理，领导咨询你项目进展情况，你站在领导面前开始了汇报： “领导好，由于是项目初期，业主不断添加新要求，使得项目工作量不断加大。而且土建室可用的人力资源有限，工作进度一直落后。最近，设计团队内部又出现了点小摩擦，电器工程师就工作任务的划分产生了分歧，正在跟业主协调。其外，工艺工程师家里突发急事，虽采取了应急人员的调用，但替换的工程师效率明显不如以前。最终导致项目有点滞后，不过领导放心，我们会在下个月努力追赶回来。” 领导听到你的汇报，昏昏欲睡过后一顿暴怒。本来在项目起始阶段，由于工作范围和人员之间尚未形成密切配合，进度落后极易产生。但你的这段汇报，使领导对你工作能力产生了怀疑，进而你的加薪升职遥遥无期。 应该如何正确汇报呢?

　　【案例】

　　A.明确信息类别 领导询问项目进展情况，显然是询问我们评价信息。

　　B.表述中心思想 案例中，我们需要首先表达中心思想，并给出一个评价性的结论。我们可以这样说：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。”

　　C.分类有序汇报 我们接着对理由和原因进行分类，且按一定逻辑顺序表达。我们可把原因归结为外部因素和内部因素，然后按不同专业顺序进行汇报。 你可以这样说：“外部原因上来说，由于处于项目初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行;不过，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调范围及工艺室负责人临时家中有事。” 最终回答汇总如下：“领导好，总体来说，项目没有预期进展得那样好。不过，请领导放心，我们下个月定会努力赶回来。造成项目滞后的原因主要分为外部和内部两大因素。首先，从外部原因上来说，由于项目处于初级阶段，业主方经常会添加新要求，故项目总在变更中艰难前行;其次，我们项目内部也有自己的原因，比如土建室人力资源有限、电气室正在协调工作范围及工艺室负责人临时家中有事。望领导给予批评与指示!”